展現一個人的個性與品格. 如果書寫正確又合宜, 可以表現出個人的風格, 才能與個人意識. 因此在職場上正可以好好運用這些特點. 寧可多花一些時間來選擇正確的用字. 但表達的方式則視情況而異. 例如, 被動式用法在德文書信上常被運用. 但其實用主動式反而較順輰且不復雜.

　　用 "Sie erhalten den Vertrag nächste Woche." 來取代 "Der unterschriebene Vertrag wird Ihnen zugesandt"

　　還有一封信里堆滿了名詞也不是有風格的書寫法. 最好是用動詞來取代或串聯成串的名詞. 這樣聽起來和善而且不拗口. 所以我們就不寫

　　"Zwecks Vereinbarung eines Termins bitten wir um telefonische Kontaktaufnahme" 而是 "Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren können."

　　在德文商業書信中最大的致命點就是縮寫, 首先妳會混洧收信人的閱讀, 再者不是每個人都認得這些縮寫的涵義. 最重要的是:妳給收信人一個不尊重人的印象, 就好像妳沒有足夠時間來寫信. 這封信是在草率的情況下完成的. 因此正式的德文商業書信上注意不要用縮寫- 除了一個例外: 就是那個小小的 PS , 是可以被允許的, 甚至是非常有幫助的. 因為收信人會特別注意到它, 甚至先讀它. 因為這個PS縮寫, 重要的是它的功能性, 舉個例: 公司宣傳/報價信上的特價商品或是特別的服務項目或提醒收件人的重點等.

　　一般而言, 我們在計算機里打好一封商業書信, 打印出來, 再簽名即完成. 只有在特殊或私人的情況下, 例如周年慶, 生日, 結緡或是簽約時, 就須要花上時間好好用手親筆寫下祝福. 不過, 我也遇過要求親手書寫求職信與履歷的德國公司. 但這個情況很少, 只遇過二次.

那我又該在何時用電子郵件? 又應該如何下筆?

　　一般而言, 在事情很緊急, 而且必須同時知會多人時 - 更明確的說, 就是用電子郵件比用信函能更能達到溝通效果時. 就必須用電子郵件取代傳統商業書信. 例如: 會議必須延期, 客戶終于下了訂單, 慶祝新同事到任. 在現代工商社會, 不僅只有公司行號間透過計算機網絡聯機溝通. 根據一項調查, 在德國已有超過60%的公司透過網絡收錄履歷, 招聘人才, 另外商場上的合作伙伴也多半透過兼容的郵件信箱, 共同開發新客戶, 好處是比在電話中比手劃腳形容了老半天來得清楚有條理.

　　撰寫一個德文版的電子郵件, 不同于傳統的商業書信, 是由稱呼開始, 而是由主旨行開始著手. 這個主旨可以讓收件者在每日堆積如山的信箱中, 有效率的過濾信箱, 處理事件. 這個主旨行也關鍵到, 妳的郵件會不會被閱讀, 又是何時會被閱讀, 因此: 一個簡潔有力主旨, 同時能表達出整個信件的重點摘要, 是非常重要的. 所以在一個電子郵件, 最好是專注于一個主題事件. 這樣才能簡化事件后續處理, 事件歸檔, 追蹤事件的時間. "很多人都只用小寫來書寫電子郵件. 這是個非常不好的習慣", 因為電子郵件也是書信的一種, 所以也必須用標準正確的德文字與文法來書寫.

　　至于稱呼 – 不論是信函或是電子郵件 – 都是使用 "Sehr geehrter" 或 "Sehr geehrte". 如果雙方非常熟悉, 也可以用 "Liebe/r ..." 來稱呼. 如果這封信同時有很多收件人, 在私人信件上, 要先稱呼女士, 才是先生. 在商場上則是視職位的高低而定. 所以先是主管, 然后才是會計小姐. 值的一提的是, 電子郵件具有法律效力, 在法庭審理案件時, 視同證明(據).